By-laws

Selskabet arrangerer mindst ét årligt videnskabeligt møde.

_____________________

The Society organizes at least one annual scientific meeting.

Selskabet er åbent for alle med interesse for farmakoepidemiologi.  

Udmeldelse af Selskabet skal ske skriftligt til sekretæren. Man bliver automatisk betragtet som udmeldt hvis man ikke har betalt kontingent i to konsekutive år.  

_____________________

The Society is open to everyone with an interest in pharmacoepidemiology.   

Resignation from the Society must be submitted in writing to the secretary. Membership will be auto-matically terminated if the membership fee is not paid for two consecutive years.  

Kontingentet fastsættes for et regnskabsår ad gangen på den ordinære generalforsamling, der afholdes før det pågældende regnskabsår. Regnskabsåret følger kalenderåret.

_____________________

The membership fee is determined for one financial year at a time at the general assembly, which is held before the relevant financial year. The financial year follows the calendar year.

Selskabets øverste myndighed er generalforsamlingen. Selskabet ledes af en bestyrelse, der består af syv medlemmer. Bestyrelsens enkelte medlemmer vælges på en ordinær generalforsamling ved relativt stemmeflertal. Relativt stemmeflertal forefindes, når et forslag har fået flere stemmer end noget andet forslag, uanset antal af afgivne stemmer. Hvis antallet af foreslåede medlemmer overstiger antallet af ledige bestyrelsespladser, skal afstemningen ske skriftligt. Ethvert medlem af selskabet kan vælges til bestyrelsen. Forslag til bestyrelsesmedlemmer skal være den siddende bestyrelse i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen og skal af bestyrelsen udsendes til medlemmerne senest 14 dage før generalforsamlingen.  

Hvis skriftlig afstemning skal finde sted, kan de fremmødte på hver stemmeseddel maksimalt opføre det antal navne, der svarer til antallet af ledige bestyrelsespladser. Fraværende medlemmer kan afgive stemme om dette og andre spørgsmål på generalforsamlingens dagsorden ved skriftlig meddelelse til bestyrelsen eller skriftlig fuldmagt til et fremmødt medlem.  

Valg af bestyrelsen gælder for to år. Umiddelbart genvalg kan kun finde sted to gange. Bestyrelsen konstituerer sig med en formand, en sekretær og en kasserer.  

Generalforsamlingen vælger foruden bestyrelsen en revisor og en revisorsuppleant ved mundtlig afstemning. Valg af revisor gælder for et år ad gangen med mulighed for genvalg.  

Blandt de opstillede, som ikke opnår valg, tildeles de to, som får højest stemmetal, poster som hhv. første og anden suppleant. Suppleanterne vælges for to år og erstatter bestyrelsesmedlemmer, som før deres valgterminsudløb ikke ønsker at fortsætte.  

Optagelse af lån eller pantsætning skal tegnes af alle ordinære medlemmer af bestyrelsen. I alle andre tilfælde har kassereren og ét ordinært medlem af bestyrelsen tegningsret.    

_____________________

The General Assembly is the Society’s highest authority. A board consisting of seven members man-ages the Society. The board members are elected at the general assembly by a relative majority vote. This occurs when a proposal receives more votes than any other proposal, regardless of the total num-ber of votes cast. If the number of proposed candidates exceeds the number of vacant positions in the board, the election must be conducted in writing. Any member of the Society is eligible for election to the board. Board member proposals must be submitted to the current board no later than three weeks before the general assembly and must be distributed to the board members no later than 14 days before the general assembly.  

If a written election is required, each attendee may list on their ballot a maximum number of names corresponding to the number of vacant positions in the board. Absent members may cast their votes on this and other agenda items at the general assembly by submitting a written statement to the board or by granting a written proxy to an attending member.   

Board members are elected for a two-year term. Immediate re-election is permitted only twice. The board constitutes itself with a chair, a secretary and a treasurer.  

In addition to the board, the general assembly must appoint an auditor and a deputy auditor through an oral election. The auditor is appointed for one year at a time, with the possibility of reelection.  

Among those nominated but not elected to the board, the two candidates with the highest number of votes will be appointed as first and second alternates, respectively. Alternates are elected for a term of two years and replace any board member who choose not to complete their term.   

Any loan agreements or pledging of assets must be signed by all ordinary board members. In all other cases, the treasurer and one regular board member have the right to sign on behalf of the organization.   

Selskabet afholder én ordinær generalforsamling årligt. Generalforsamling i lige årstal afholdes i hovedstadsområdet, mens generalforsamling i ulige årstal afholdes vest for Storebælt. Generalforsamlingen skal indkaldes med mindst 28 dages varsel. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges ved stemmeflertal. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig ved simpelt stemmeflertal. På generalforsamlingen skal følgende punkter som minimum behandles: 

(1) Valg af dirigent og stemmetællere;   

(2) Formandens beretning;   

(3) Rapporter fra udvalg og råd;   

(4) Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse;   

(5) Indkomne forslag;   

(6) Valg af bestyrelse og suppleanter;   

(7) Valg af revisor og suppleant;   

(8) Eventuelt.    

Forslag fra medlemmerne som skal behandles på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 21 dage før generalforsamlingen. Alle forslag der skal behandles på generalforsamlingen skal af bestyrelsen meldes ud til alle medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen.  

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst to ugers varsel af bestyrelsen, enten på dennes initiativ eller såfremt mindst seks af Selskabets medlemmer skriftligt over for bestyrelsen har anmodet herom. Anmodningen skal indeholde motivet til den ekstraordinære generalforsamling, der skal finde sted senest tre uger efter anmodningens fremsættelse. Den ekstraordinære generalforsamling er beslutningsdygtig ved simpelt stemmeflertal.    

_____________________

The Society holds one annual ordinary general assembly. General assemblies in even-numbered years are held in the capital region, while those in odd-numbered years are held west of the Great Belt. The general assembly must be convened with at least 28 days’ notice. The general assembly is chaired by a moderator elected by a majority vote. Decisions at the general assembly are made by simple majority vote. The following items must be addressed at the general assembly as a minimum:   

(1) Election of moderator and vote counters   

(2) Report from the chairman 

(3) Reports from committees and councils  

(4) The treasurer presents the audited accounts for approval  

(5) Incoming proposals  

(6) Election of board and alternates  

(7) Election of auditor and deputy auditor   

(8) Any other business.    

Proposals from members to be addressed at the General Assembly must be submitted to the board no later than three weeks before the General Assembly. All proposals must be communicated by the board to all members no later than seven days before the meeting.   

An extraordinary General Assembly is convened with at least two weeks’ notice by the board, either at the board’s initiative or if at least six members of the Society have requested it in writing. The request must include the reason for the extraordinary General Assembly, which must take place no later than three weeks after the request is made. The extraordinary General Assembly can make decisions with a simple majority vote.   

Vedtagelse af vedtægtsændringer kan kun ske på en generalforsamling, hvor mindst 1/3 af de ordinære medlemmer er repræsenteret og kræver yderligere mindst 3/4 af de afgivne stemmer.  

Såfremt kravet om fremmøde af 1/3 af de ordinære medlemmer ikke kan imødekommes på en generalforsamling hvor bestyrelsen har fremsat forslag om vedtægtsændringer kan der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling hvor vedtægtsændringer kan vedtages alene hvis mindst 3/4 af de repræsenterede stemmer for dette.  

_____________________

Any amendments to the by-laws can only be adopted at a General Assembly where at least one-third of the regular members are represented and require at least three-fourths of the votes cast.  

If the requirement for the attendance of one-third of the regular members cannot be met at the general assembly where the board has proposed amendments to the by-laws, an extraordinary General Assem-bly may be convened, where amendments to the by-laws can be adopted only if at least three-fourths of the votes cast are in favor.  

Selskabets opløsning eller sammenslutning med andre selskaber kan kun finde sted, såfremt forslag herom har været fremsat på dagsordenen på en ordinær generalforsamling. Hvis forslaget vedtages, udsendes det til urafstemning blandt samtlige medlemmer og gennemføres ved bestyrelsens foranstaltning, hvis mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.  

Selskabets sammenslutning kan kun ske med andre selskaber/foreninger med medicinske, forskningsmæssige eller sygdomsbekæmpende formål.  

Eventuelle midler ved opløsning skal tilfalde almennyttige fonde eller foreninger inden for sygdoms- eller sundhedssektoren.  

_____________________

The dissolution of the Society or its merger with other societies can only take place if a proposal has been included in the agenda of an ordinary General Assembly. If approved, the proposal is sent to a postal vote among all members and is implemented by the board if at least two-thirds of the votes cast are in favor of the proposal.  

The Society can only merge with other societies or associations with medical, research-related, or dis-ease-fighting objectives.  

Any funds remaining upon dissolution must be allocated to charitable foundations or associations within the disease or healthcare sector.