Privacy policy

Privacy Policy (in Danish)

2nd September 2020

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og princippeme for god databehandlingsskik.Derf or har vi vedtaget denne privatlivspolitik. der kort fortæller. hvordan vi behandler personoplysninger. der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger. nar de ikke længere er nødvendige- eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Selskabet er dataansvarlig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan kontakte foreningens data-kontaktperson som er:

• Kontaktperson: Kamille Bager Herskind
• Selskabets navn: Dansk Selskab for Farmakoepidemiologi
• Selskabets adresse: J.B. Winsløwsvej 19,2.sal, 5000 Odense C
• CVR nr: 20501189
• Tlf nr: 27622061
• Mail: info@dsfe.dk
• Hjemmeside: www.dsfe.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:F.eks. kontaktoplysninger som navn adresse. indmeldelsesdato. telefonnummer.fødselsdato. mailadresse
• Cpr-numre
• Følsomme personoplysninger i form af oplysning om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold (med henblik på korrekt kontingentfastsættelse)

Selskabets formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig kan være:

• At vi som videnskabeligt selskab har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger,jf. persondataforordningensartikel 6, stk.L litra f
• At selskabet udfører en opgave i samfundets interesse,jf. samme forordnings artikel 6, stk. 6, litra e
• At deter nødvendigt for. at vi kan opfylde en aftale med dig
• At du har givet samtykke til. at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om selskabets medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger- herunder at opkræve kontingent og udsende nyhedsbreve
• At vi kan drive foreningens aktiviteter. herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At varetage medlemmemes interesser overfor samarbejdspartnere.f.eks. ved udpegning til udvalg, råd eller nævn

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som jf. persondataforordningensartikel 6, stk.1. litra f er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Samtykke

Ved indmeldelse giver du samtykke til at vi må behandle dine personoplysninger. Når vi eller vores databehandler behandler oplysninger om dig, kan det ske på et andet lovligt grundlag end dit samtykke.

Det er frivilligt, om du vil give samtykke. og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked. Dette påvirker ikke lovligheden af den databehandling, der har fundet sted indtil da.

Manglende samtykke kan påvirke muligheden for at opretholde medlemskabet.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver kun oplysninger om dig til andre uden for foreningen når lovgivningen eller administrationen af dit medlemskab kræver det, f.eks. i forbindelse med videregivelse af oplysninger til SKAT.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om at vi behandler oplysninger om dig – deter det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger- dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Da selskabets databehandler varetager opgaven med medlemsadministration, herunder kontingentopkrævning, er det ikke fornødent, at selskabet opbevarer disse oplysninger da de kan udleveres på forlangende og efter databehandleraftalen tilbageleveres til selskabet. Efter princippet om dataminimering vil selskabet slette medlemsoplysninger minimum en gang arligt.

• For så vidt angår selskaber med ansatte gælder for disses personoplysninger en slettefrist på 5 år + løbende kalenderår /regnskabsår. Baggrunden herfor er bogføringsloven.
• I relation til honorarudbetalinger gælder for disse personoplysninger en slettefrist på 5 år + løbende kalenderår /regnskabsår. Baggrunden herfor er bogføringslovens § 10. der fastsætter opbevaringsperiode på 5 år. For selskaber med ansatte medarbejdere gælder der en tilsvarende slettefrist for lønoplysninger.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelseme er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighedeme – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Kun ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.